Datenverarbeitung & Schweigepflichtentbindung (DSGVO)/
1. Überblick und Inhalt dieser Erklärung:
Im Rahmen Ihres Maklerauftrages durch den Makler Versicherungsbüro Weiss GmbH | Kirchweg 44 | 14129 Berlin wünschen Sie die Vermittlung eines Versicherungsvertrags und / oder einer Finanzanlage, jeweils samt dazugehöriger Beratung (im Folgenden kurz nur „Vermittlung”) und / oder die Betreuung und Verwaltung von bereits bestehenden Vertragsverhältnissen. Dazu werden Ihre von Ihnen im Rahmen von Datenaufnahmen, Beratungsdokumentationen, Vertragsantrag oder -abschluss sowie der Vertragsbetreuung angegebenen personenbezogenen Daten benötigt (im Folgenden kurz: ,Daten*).
Die damit verbundene Erhebung und Verwendung Ihrer Daten ist zum Teil per gesetzlicher Erlaubnis gestattet, etwa soweit zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen erforderlich. Für besondere Arten personenbezogener Daten – etwa Ihre Gesundheitsdaten betreffend – verlangt das Gesetz die Erteilung einer zusätzlichen datenschutzrechtlichen Einwilligung. Darüber hinaus benötigen Produktanbieter von Kranken-, Lebens- und Unfallversicherungen für ihre Mitarbeiter eine Entbindung von der Schweigepflicht, damit diese Gesundheitsdaten und andere nach § 203 StGB geschützten Daten an andere Stellen, wie etwa Maklerpools (vgl. dazu nachfolgende Zitier 2e und 24), übermitteln dürfen. Die Erteilung der Einwilligung zur Verarbeitung von Gesundheitsdaten und die Schweigepflichtentbindungserklärung sind Gegenstand des hiesigen Dokuments, das zudem Ihrer datenschutzrechtlichen Information dient.
Soweit Informationen in diesem Dokument enthalten sind, dienen diese dazu, Ihnen den Inhalt und die Reichweite der nachfolgenden Einwilligungserklärung und Schweigepflichtentbindung transparent zu machen.
2. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten:
a) Gesundheitsdaten:
Ihre Daten werden vom Versicherungsbüro Weiss im Rahmen Ihres Vermittlungsauftrages zur vertragsbezogenen Beratung und Bearbeitung erhoben, verarbeitet und genutzt sowie vom Versicherungsbüro Weiss zu diesem Zweck an von ihm angefragte Produktanbieter (wie z. B. Versicherungsunternehmen, Investmentgesellschaften, Initiatoren für geschlossene Fonds, Banken, Bausparkassen) übermittelt und von diesen zur Antragsprüfung gespeichert und genutzt. Soweit Gegenstand eines Auftrags von Ihnen an das Versicherungsbüro Weiss, können vom Versicherungsbüro Weiss zur Betreuung bereits zwischen Ihnen und Produktanbietern bestehender Verträge ebenfalls Daten von Ihnen erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
Ihre zusätzliche datenschutzrechtliche Einwilligung hinsichtlich Ihrer Gesundheitsdaten:
Hinsichtlich meiner von mir für die beauftragte Vermittlung einer Versicherung angegebenen Gesundheitsdaten willige ich ein, dass das Versicherungsbüro Weiss und die von ihm angefragten Produktanbieter die von mir in meinem Antrag oder meiner Voranfrage genannten und zukünftig von mir mitgeteilten Gesundheitsdaten erheben, verarbeiten (insbesondere auch speichern und übermitteln) sowie nutzen dürfen, soweit dies jeweils zur Beratung, Vermittlung und Prüfung meines Antrages oder meiner Voranfrage sowie zur Betreuung meiner Verträge erforderlich ist. Soweit ich das Versicherungsbüro Weiss mit der Betreuung von schon bestehenden Verträgen beauftragt habe, erstreckt sich meine vorstehende Einwilligung auch auf die zu diesen Verträgen gehörenden Gesundheitsdaten
b) Übertragung von Aufgaben auf andere Stellen (Unternehmen oder Personen) – Risikovorprüfung
Ein Versicherer führt bestimmte Aufgaben, wie zum Beispiel die Risikoprüfung, die Leistungsfallbearbeitung oder die telefonische Kundenbetreuung, bei denen es zu einer Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Gesundheitsdaten kommen kann, nicht selbst durch, sondern überträgt die Erledigung einer anderen Gesellschaft der Unternehmensgruppe, der der Versicherer angehört oder einer anderen Stelle. Werden hierbei Ihre nach § 203 SIGB geschützten Daten weitergegeben, benötigt ein Versicherer Ihre Schweigepflichtentbindung für sich und soweit erforderlich für die anderen Stellen. Versicherer führen eine fortlaufend aktualisierte Liste über die Stellen und Kategorien von Stellen, die vereinbarungsgemäß Gesundheitsdaten für den jeweiligen Versicherer erheben, verarbeiten oder nutzen unter Angabe der übertragenen Aufgaben. Eine aktuelle Liste kann im Internet auf der Website des jeweiligen Versicherers eingesehen oder bei diesem angefordert werden. Für die Weitergabe Ihrer Gesundheitsdaten an und die Verwendung durch die in der Liste genannten Stellen benötigen Versicherer Ihre Einwilligung
Ihre datenschutzrechtliche Einwilligung hierzu:
Ich willige ein, dass die jeweils angefragten Versicherer meine Gesundheitsdaten an die in der oben erwähnten Liste genannten Stellen übermitteln und dass die Gesundheitsdaten dort für die angeführten Zwecke im gleichen Umfang erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wie die Versicherer dies tun dürften. Soweit erforderlich, entbinde ich die Mitarbeiter der Unternehmensgruppe, der der jeweilige Versicherer angehört und sonstiger Stellen im Hinblick auf die Weitergabe von Gesundheitsdaten und anderer nach § 203 SIGB geschützter Daten von ihrer Schweigepflicht.
c) Datenweitergabe an Rückversicherungen
Um die Erfüllung Ihrer Ansprüche abzusichern, kann der jeweils angefragte Versicherer Rückversicherungen
einschalten, die das Risiko ganz oder teilweise übernehmen. In einigen Fällen bedienen sich die Rückversicherungen dafür weiterer Rückversicherungen, denen sie ebenfalls Ihre Daten übergeben. Damit sich die Rückversicherung ein eigenes Bild über das Risiko machen kann, ist es möglich, dass der Versicherer Ihren Versicherungsantrag oder Ihre Voranfrage der Rückversicherung vorlegt. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Versicherungssumme besonders hoch ist oder es sich um ein schwierig einzustufendes Risiko handelt. Darüber hinaus ist es möglich, dass die Rückversicherung den Versicherer aufgrund ihrer besonderen Sachkunde bei der Risikoprüfung sowie bei der Bewertung von Verfahrensabläufen unterstützt. Haben Rückversicherungen die Absicherung des Risikos übernommen, können sie kontrollieren, ob der Versicherer das Risiko richtig eingeschätzt hat. Außerdem werden Daten über Ihre bestehenden Verträge und Anträge im erforderlichen Umfang an Rückversicherungen weitergegeben, damit diese überprüfen können, ob und in welcher Höhe sie sich an dem Risiko beteiligen können. Zur Abrechnung von Prämienzahlungen können Daten über Ihre bestehenden Verträge an Rückversicherungen weitergegeben werden. Zu den oben genannten Zwecken werden möglichst anonymisierte bzw. pseudonymisierte Daten, jedoch auch personenbezogene Gesundheitsangaben verwendet. Ihre personenbezogenen Daten werden von den Rückversicherungen nur zu den vorgenannten Zwecken verwendet. Über die Übermittlung Ihrer Gesundheitsdaten an Rückversicherungen werden Sie durch den Versicherer unterrichtet.
Ihre datenschutzrechtliche Einwilligung hierzu:
Ich willige ein, dass meine Gesundheitsdaten – soweit erforderlich – an Rückversicherungen übermittelt und dort zu den genannten Zwecken verwendet werden. Soweit erforderlich, entbinde ich die für den Versicherer tätigen Personen im Hinblick auf die Gesundheitsdaten und weiteren nach § 203 S:GB geschützten Daten von ihrer Schweigepflicht.
d) Speicherung und Verwendung Ihrer Gesundheitsdaten, wenn der Vertrag nicht zustande kommt
Kommt der Vertrag mit Ihnen nicht zustande, speichert der Versicherer Ihre im Rahmen der Risikoprüfung erhobenen Gesundheitsdaten für den Fall, dass Sie erneut Versicherungsschutz beantragen, Der Versicherer speichert Ihre Daten auch, um mögliche Anfragen weiterer Versicherungen beantworten zu können. Ihre Daten werden bei dem Versicherer bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr der Antragstellung gespeichert.
Ihre datenschutzrechtliche Einwilligung hierzu:
Ich willige ein, dass der Versicherer meine Gesundheitsdaten – wenn der Vertrag nicht zustande kommt – für einen Zeitraum von drei Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres der Antragstellung zu den oben genannten Zwecken speichert und nutzt.
e) Einschaltung von Maklerpools
Um Ihnen möglichst viele Vergleichsmöglichkeiten und Tarife möglichst vieler Anbieter anbieten zu können, arbeiten wir mit sogenannten Maklerpools zusammen.
Maklerpools unterstützen angeschlossene Makler wie uns bei der Anbahnung von Verträgen, insbesondere der
Einholung von Vergleichstarifen und – angeboten, aber auch bei einer etwaigen Begründung und der Durchführung von Verträgen zwischen Kunden (also Ihnen) und Produktanbietern (wie z. B. Versicherungsunternehmen, Investmentgesellschaften, Initiatoren für geschlossene Fonds, Banken, Bausparkassen) sowie bei der Kommunikation mit den Produktanbietern. Im Falle der Einschaltung eines Maklerpools erhält dieser – wie das Versicherungsbüro Weiss selbst – die auf die jeweilige Voranfrage, den jeweiligen Antrag sowie ggf. nachfolgenden Vertrag und die auf die Durchführung des Vertrages bezogenen personenbezogenen Daten von Ihnen inkl. etwaiger Gesundheitsdaten, etwa bei Krankenversicherungs- oder Berufsunfähigkeitsversicherungsverträgen.
Die Vermittlung eines Vertrages und dessen anschließende Betreuung bzw. die Betreuung bereits bestehender Verträge durch uns erfolgt sodann mit der Unterstützung eines konkreten Maklerpools. Soweit wir den Maklerpool wechseln sollten, wäre es erforderlich, die betreuten Verträge inklusive der dazu gehörenden Daten, auch Gesundheitsdaten, auf den neuen Maklerpool zu übertragen. Es kommen insofern für das Versicherungsbüro Weiss zurzeit insbesondere folgende Maklerpools in Betracht: Aruna | Fondsfinanz | VEMA
Ihre datenschutzrechtliche Einwilligung hierzu:
Ich willige ein, dass das Versicherungsbüro Weiss betreffs der von mir beauftragten Vermittlung und/oder Betreuung sich der im Einzelnen zuvor genannten Unterstützung eines Maklerpools bedient und diesem dazu die von mir in meinem Antrag und zukünftig von mir mitgeteilten personenbezogenen Daten, auch meine Gesundheitsdaten, übermitteln darf. Dieser Maklerpool darf die übermittelten Daten dazu sowie zur damit verbundenen Kommunikation mit den jeweiligen Produktanbietern verwenden Zudem willige ich ein, dass meine personenbezogenen Daten, auch meine Gesundheitsdaten, bei einem Maklerpoolwechsel zum neuen Maklerpool übermittelt und in der Folge von diesem zu vorgenannten Zwecken verwendet werden dürfen.
f) Informationsfluss vom Produktanbieter an Ihren Makler und an den eingeschalteten Maklerpool
Kommt aufgrund der Vermittlung des Versicherungsbüro Weiss mit einem Produktanbieter eine Vertragsbeziehung zwischen dem Produktanbieter und Ihnen zustande und / oder übernimmt das Versicherungsbüro Weiss die Betreuung eines bereits bestehenden Vertrags, benötigen wir sowie der von uns jeweils eingeschaltete Maklerpcol zum Zwecke der Betreuung des jeweiligen Vertrages von dem Produktanbieter verschiedene hierfür nötige Daten von ihnen – einschließlich solcher, die Rückschlüsse auf Ihre Gesundheit zulassen (z.B. zum Inhalt des Vertrages, Annahme mit Risikozuschlag, Ausschlüsse bestimmter Risiken etc.). Dazu können auch nach § 203 StGB geschützte Daten gehören. Zur Begründung der Vertragsbeziehung kann eine entsprechende Rückinformation auch bereits vor Vertragsabschluss erfolgen.
Ihre datenschutzrechtliche Einwilligung hierzu:
Ich willige ein, dass das Versicherungsbüro Weiss sowie ein von ihm eingeschalteter Maklerpool von den Produktanbietern, mit denen ich durch die Vermittlung des Versicherungsbüro Weiss eine Vertragsbeziehung habe, jeweils die zum Zweck der Betreuung meines Vertrages erforderlichen Daten, auch diesbezügliche Gesundheitsdaten sowie nach § 203 StGB geschützten Daten, erhalten und die Daten jeweils zu diesem Zweck verarbeiten und nutzen dürfen. Zugleich entbinde ich die wegen eines Vertragsabschlusses angefragten bzw. die vertragsführenden Produktanbieter von Kranken-, Lebens- und Unfallversicherungen sowie deren Mitarbeiter von ihrer Schweigepflicht. Meine vorstehende Einwilligung erstreckt sich auch auf Daten von bereits bestehenden Verträgen, die von dem Makler auftragsgemäß zur Betreuuna übernommen wurden.
g) Kontaktaufnahme bezüglich jährlicher Bestandsüberprüfung und Informationszwecken
Das Versicherungsbüro Weiss ist gesetzlich verpflichtet Sie regelmäßig über Ihre vorliegenden Verträge zu informieren und diese auf Aktualität und Richtigkeit zu überprüfen bzw. zu überprüfen ob die Verträge dem aktuellen Stand der Technik und Ihren Bedürfnissen gerecht werden. Grundsätzlich wird eine jährliche Bestandüberprüfung im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen durchgeführt und dazu werden wir Sie kontaktieren Zusätzlich werden unterjährig Informationsmails über aktuelle Themenschwerpunkte versendet, welche aber keine Werbung zu konkreten Produkten beinhalten werden. Viel mehr setzten wir diese Informationen voraus, um Ihnen als Kunden einen ganzheitlichen und aktuellen Überblick über eventuell notwendigen Deckungsschutz zu ermöglichen und so unsere Bestandsüberprüfungspflicht nachzukommen.
Ihre datenschutzrechtliche Einwilligung hierzu:
Ich willige ein, dass das Versicherungsbüro Weiss mich bezügliche der jährlichen Bestandsüberprüfung sowie zu unterjährigen Informationszwecken kontaktiert. Insbesondere die Einwilligung zur Bestandsüberprüfung ist notwendig, damit mich das Versicherungsbüro Weiss im gesetzlich geforderten Ausmaß über meine aktuelle Deckung und eventuelle Lücken aufweisen kann.
h) Datenweitergabe an den Nachfolger Ihres Maklers
Damit im Falle der Veräußerung des Versicherungsbüro Weiss an einen Nachfolger Ihr Vertrag durch den Nachfolger lückenlos weiterbetreut werden kann, benötigt der Nachfolger Zugriff auf Ihre Daten inklusive etwaiger von Ihnen angegebener Gesundheitsdaten. Vor einer solchen Übertragung wird das Versicherungsbüro Weiss Sie darüber sowie über den Rechtsnachfolger gesondert und ausdrücklich informieren. Sie haben sodann die Möglichkeit, der Übertragung zu widersprechen.
Ihre datenschutzrechtliche Einwilligung hierzu:
Ich willige ein, dass das Versicherungsbüro Weiss im Falle der Veräußerung des Unternehmens meine von mir bekanntgegebenen oder von den Produktanbietern erhaltenen Daten inkl. meiner Gesundheitsdaten an den Rechtsnachfolger weitergeben und dieser die Daten zum Zwecke der Betreuung meiner Verträge und zu meiner Beratung verwenden darf, soweit ich nach entsprechender vorheriger Information nicht zuvor widersprochen habe.
Die Erteilung Ihrer Einwilligung ist freiwillig. Sie können eine erteilte Einwilligung / Schweigepflichtentbindung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, sowie ebenso einzelne der obigen Einwilligungspassagen streichen. Wenn das Vorliegen einer Einwilligung allerdings Voraussetzung dafür ist, dass das Versicherungsbüro Weiss den von Ihnen erteilten Auftrag erfüllen kann, kann unter Umständen eine Einschränkung der Maklerleistungen oder sogar Beendigung des Maklervertrags die Folge sein. Diese Folge kann sich z.B. ergeben, wenn sich das Versicherungsbüro Weiss nicht mehr der Unterstützung eines Maklerpools bedienen oder keine Anfragen mehr bei Produktanbietern tätigen kann.
GDPR data processing & confidentiality release (English version)
1. Overview and content of this form:
As part of your brokerage contract with Versicherungsbüro Weiss GmbH I Kirchweg 44 I 14129 Berlin you inquire about the brokerage of an insurance contract and/ or a financial investment, combined with the associated consultation and/ or the supervision and administration of existing contractual relationships. For this purpose, your personal data is required in the context of data recording, consultation documentation, contract application or conclusion as well as contract management (hereinafter referred to as “data”).
The associated collection and use of your data is partly permitted by law, as far as it is necessary to fulfill the contract with you. For special types of personal data – such as your health data – the law requires you to grant additional data processing consent. In addition, product providers of health, life and accident insurance require a release from confidentiality for their employees, so that your health data and other protected data under §203 StGB can be transmitted to other entities, such as broker pools or reinsurers. The provision of consent to the processing of health data and the confidentially release are the subject of this document, which also serves as your data protection information.
As far as information is contained in this document, it serves to make the content and scope of the subsequent declaration of consent and confidentially release transparent to you.
2. Collection, processing and usage of your data
a) Health data:
Your data will be collected, processed and used by Versicherungsbüro Weiss as part of your brokerage contract for contract-related advice and processing, and for the purpose of product providers requested by Versicherungsbüro Weiss for you (such as insurance companies, investment companies, closed-end fund initiators, banks, etc.) and stored and used by them for the application examination. If requested by you we can also collect, process and use data between you and the suppliers of existing contracts.
Your additional data protection consent regarding your health data:
Regarding my health insurance data provided by me to Versicherungsbüro Weiss, I give my consent that Versicherungsbüro Weiss and the contacted health care providers may collect, process (in particular also store and transmit) as well as use my data as far as it is necessary for the consultation, mediation and examination of my application or my preliminary inquiry as well as for the supervision of existing contracts. If I have already commissioned Versicherungsbüro Weiss with existing contracts, my consent extends to those existing contracts.
b) Transfer of tasks to third parties regarding risk assessment
An insurer does not perform certain tasks itself, such as risk assessment, benefits processing or telephone customer care (which may lead to the collection, processing or use of your health data) but may transfer the execution thereof to another company of the insurance group to which the insurer belongs or to another entity. If in such cases your protected date under §203 StGB is passed on, an insurer requires your confidentially release for itself and if necessary, for the other entities. Insurers maintain an up-to-date list of entities and categories of entities that are contractually collecting, processing or using health data for the particular insurer, stating the tasks assigned. An up-to-date list can be viewed on the Internet on the website of the particular insurer or can be requested from it. Insurers need your consent for the distribution and usage of your health data regarding the entities listed.
Your additional data protection consent regarding risk assessment:
I consent to the fact that the inquired insurer can transmit my health data to the above-mentioned entities and that my health data may be collected, processed and used by those entities to the same extend as the insurer itself is able to do so. If necessary, I release the employees of the insurance group to which the particular insurer belongs too as well as third party entities from their confidentiality and consent to the transmission of my health data and other data protected under §203 StGB.
c) Data transmission to reinsurers
In order to secure the fulfilment of your claims, the requested insurer can engage in reinsurance, which will take over all or parts of the risk. In some cases, the reinsurers use reinsurance themselves for which they also might transfer data. In order for reinsurers to be able to form its own opinion about the risk, it is possible for the insurer to submit your insurance application or pre-inquiry to reinsurance. This is particularly the case if the insured sum is particularly high or if it is a difficult risk. In addition, it is possible that reinsurers support the insurer with regard to its special expertise in risk assessment as well as in the evaluation of procedures. If a reinsurer decides to hedge the risk, they can check whether the insurer has correctly assessed the risk. In addition, data on your existing contracts and claims may be passed on to reinsurers to the extent necessary to enable them to verify if and to what extent they can participate in the risk. To settle premium payments, data about your existing contracts may be passed on to reinsurers. For the purposes mentioned above, the most anonymous or pseudonymous data, but also personal health information is used.Your personal data may be used by reinsurance only for the above-mentioned purposes.You will be informed by the insurer about the transmission of your health data to reinsurance companies.
If the contract between you and an insurer does not materialise, the insurer may save your health data collected as part of the risk assessment in the event that you apply for insurance cover again. The insurer may also save your data in order to be able to answer possible inquiries from other insurers.Your data will be stored with the insurer until the end of the third calendar year after the year of your application.
Your additional data protection consent regarding data from not materialised contracts:
I consent to the insurer storing and using my health data – if the contract does not materialise – for a period of three years from the end of the calendar year of the application for the above-mentioned purposes.
f) Flow of information from the product provider to Versicherungsbüro Weiss and involved broker pools
Should a contractual relationship between a product provider and you commence (due to the mediation of Versicherungsbüro Weiss) and/ or Versicherungsbüro Weiss takes care of an existing contract, Versicherungsbüro Weiss and the involved broker pools may be required to obtain data from you, including data that allows conclusions about your health (e.g. the content of the contract, acceptance with risk premium, exclusion of certain risks, etc.) for the purpose of looking after the respective contract by the product provider. This may include protected data according to §203 StGB. In order to justify the contractual relationship, a corresponding return information can also be provided before the contract is concluded.
Your additional data protection consent regarding the information flow:
I consent to Versicherungsbüro Weiss and the involved broker pools obtaining, storing and using data, including related health data and data protected under §203 StGB, from product providers I have a contractual relationship with for the purpose of taking care of my instructed contracts. Additionally, I release the inquired insurers and their employees from their confidentiality regarding required health data. My consent extends to existing contracts that I have charged Versicherungsbüro Weiss with taking care of.
g) Contact regarding annual check-ups as well as informational purposes
Versicherungsbüro Weiss is legally obliged to inform you regularly about your existing contracts and to check them for topicality and correctness respectively to check whether the contracts meet the current state of the art and your current needs. On a general basis an annual review is carried out within the framework of the statutory requirements and we will contact you to this end.
review your status quo.
Your additional data protection consent regarding annual check-ups as well as informational purposes:
I consent that the Versicherungsbüro Weiss may contact me regarding the annual inventory review/ check-up and for information purposes during the year. In particular, consent to the inventory review is necessary so that the Versicherungsbüro Weiss can show me to the extent required by law regarding my current coverage and any possbile coverage gaps.
h) Data transfer in case of the sale of Versicherungsbüro Weiss
In the case of the sale of Versicherungsbüro Weiss to a successor and in order for your contract to be maintained without interruption by the successor, the successor requires access to your data, including any health data you have provided. Before such a transfer, Versicherungsbüro Weiss will separately and explicitly inform you about a sale and about the legal successor. You then have the opportunity to object to the transfer
Your additional data protection consent regarding a potential sale:
I consent to Versicherungsbüro Weiss passing on my data communicated to it to a successor in the event of a sale of the company. The successor may use the data for the purposes of taking care of my contracts, insofar that I have not objected to a transfer to the successor.
Granting your consent is voluntary. You can revoke your consent/ confidentiality release at any time, as well as delete individual of the above consent passages. However, if the existence of consent is a prerequisite for Versicherungsbüro Weiss to fulfil the mandate you have given, it may result in a restriction of the brokerage services or even termination of the brokerage contract.